REGOLAMENTO VIAGGI ASSOCAMPI

 

                                                                                            approvato il 17 novembre 2015

 

  1. Premessa                                                                                                                                           

Assocampi è una associazione senza scopi di lucro costituita tra soci camperisti di Roma, del Lazio e di altre regioni italiane. Per la realizzazione degli scopi statutari Assocampi realizza incontri tra soci, sia utilizzando i propri camper, sia senza l' utilizzo dei camper.

Questo regolamento, che ogni partecipante dichiara di conoscere, accettare ed aderire alle norme in esso contenute, disciplina gli eventi dedicati alle uscite con i camper.

Tali eventi si suddividono in:

a) USCITE di solito coincidenti con un week end e comunque fino ad una durata di 4 giorni, in ambito regionale o nazionale;

b) VIAGGI nazionali di durata superiore a 4 giorni;

c) VIAGGI internazionali effettuati al di fuori dei confini nazionali.

 

2.  Creazione dell'evento

Ogni singolo progetto di evento viene presentato per l'approvazione dal socio ideatore al Consiglio Direttivo Assocampi, che acquisirà il parere del responsabile viaggi. Il progetto dovrà contenere, oltre ad una breve descrizione delle finalità dell'evento:

-    la data di inizio e termine, il luogo e l'ora del ritrovo, l'indicazione dell'itinerario;

-    l'eventuale quota di iscrizione, il dettaglio degli altri costi (quali traghetti, bus, guide turistiche,   aree di sosta, pranzi/cene sociali, etc.), le modalità di versamento dell'anticipo;

-    i criteri di prenotazione, la data di termine delle iscrizioni ed il numero minimo e massimo dei partecipanti;

-    il nominativo del Coordinatore del gruppo e ogni altra informazione utile.

Dopo l'approvazione del progetto, il Coordinatore ed il segretario dell'associazione preparano una locandina da inviare ai soci, dopo l'approvazione del presidente Assocampi, contenente tutte le informazioni necessarie ad una valutazione, anche economica, dell'evento. Solo dopo questo iter, il programma viene poi inserito nel "camperiamo" dell'associazione.

 

3.  Prenotazioni, recesso, rimborsi e annullamento

Per ogni singolo evento è fatto obbligo ai soci che intendano partecipare di comunicarlo alla persona indicata nel programma, versando, ove richiesto e con le modalità indicate, l'anticipo costi. I soci che si iscriveranno dopo il raggiungimento del numero massimo previsto, verranno inseriti in una lista di attesa per eventuali rinunce di soci già iscritti o per la eventuale formazione di un secondo gruppo di partecipanti con altro conduttore, quando le condizioni lo consentano.

Prima della definizione del gruppo il Coordinatore organizzerà un incontro illustrativo del viaggio tra tutti gli iscritti.

La rinuncia all'evento, prima del suo inizio, è sempre possibile. Qualora non sia possibile la sostituzione con altro equipaggio, il rimborso dell'anticipo versato sarà decurtato delle eventuali penali dovute a tutti gli operatori turistici che intervengano nella manifestazione, e sarà inoltre decurtato della quota di partecipazione spettante al Coordinatore, qualora la rinuncia faccia scendere il numero dei partecipanti al di sotto del numero minimo previsto.

Lo svolgimento dell'evento è subordinato al raggiungimento del previsto numero minimo di partecipanti. Altre cause di forza maggiore potranno determinare l'annullamento del programma di cui comunque verrà data pronta informazione ai soci partecipanti unitamente all'integrale restituzione dell'anticipo versato.

In casi eccezionali è possibile anche richiedere al Coordinatore di partecipare ad evento già iniziato, ma in tal caso l'accettazione o meno della richiesta deve essere approvata dalla totalità dei partecipanti.

 

4.  Il Coordinatore: compiti e rimborsi

A progetto approvato, il Coordinatore del viaggio tiene aggiornato l'elenco dei partecipanti ed invia agli stessi tutte le comunicazioni necessarie per la buona riuscita dell'evento. Prima della partenza, invia al consiglio direttivo l'elenco definitivo dei partecipanti

Gestisce il gruppo nel corso dell'evento e ne gestisce altresì tutte le fasi, appianando tutte le eventuali difficoltà dovessero insorgere nel corso dello stesso. Cambiamenti al programma non dettati da cause di forza maggiore verranno approvati dalla totalità dei partecipanti e con il benestare operativo del Coordinatore.

Per tutto lo svolgimento dell'evento il coordinatore rappresenta l'associazione ed a lui dovranno rivolgersi i partecipanti per qualsiasi chiarimento o contestazione sui singoli aspetti del programma.

Assocampi intende promuovere quanto più possibile l'attività di volontariato tra i soci. I rimborsi spese ai coordinatori saranno tenuti al più basso livello possibile e dovranno rappresentare una quota parziale delle spese che il conduttore sosterrà per la pianificazione e l'esecuzione del programma. Il coordinatore può rinunciare, in tutto o in parte, a tali rimborsi. La misura dei rimborsi spese verrà discussa ed approvata in Consiglio Direttivo. Resta comunque stabilito che per le uscite nazionali fino quattro giorni non sarà posta a carico dei soci alcuna quota di partecipazione. Ovviamente resteranno a carico dei partecipanti le spese vive che riguardano le loro persone ed i loro veicoli ricreazionali. Avendo fissato una quota di partecipazione a carico dei soci, il Coordinatore durante il viaggio paga tutte le sue spese individuali. Eventuali gratuità verranno suddivise tra i partecipanti.

In omaggio alla trasparenza della gestione costi, durante l'esecuzione dell'evento il Coordinatore di regola non maneggia denaro. Ogni socio pagherà direttamente quanto a suo carico per aree di sosta, pasti, tickets ed altro, se non compreso nel costo già versato. Salvo casi eccezionali non verranno istituite casse comuni. Per l'eventuale gestione di soldi comuni, il Coordinatore si potrà avvalere della collaborazione di uno o più componenti del gruppo.

 

  1. Partecipanti                                                                                                                                      

Ogni partecipante dovrà coadiuvare al meglio il Coordinatore ed attenersi alle sue direttive. Nessuno potrà allontanarsi dal gruppo, con l'intenzione di rientrare in seguito, senza aver preventivamente avvisato e ricevuto il benestare dal Coordinatore. Ai partecipanti compete l'obbligo di procurarsi tutti i documenti e le certificazioni necessarie per il viaggio e quello di garantire la perfetta funzionalità del proprio camper e le necessarie coperture assicurative.

Assocampi ed il Coordinatore sono completamente esonerati da qualsivoglia responsabilità in caso di incidenti, danni a persone o cose, furti o incendi subiti da uno o più partecipanti o cagionati direttamente o indirettamente da taluno dei partecipanti

  

  1. Privacy ed utilizzo immagini

Ai sensi e per gli effetti delle norme sulla tutela dei dati personali i partecipanti autorizzano l'associazione a trattare i loro dati solo per quanto sia strettamente necessario per l'organizzazione dell'evento e per l' inoltro della lista dei partecipanti al Ministero degli Esteri, quando consigliato.

I partecipanti autorizzano l'associazione ad utilizzare le immagini fotografiche e/o video,  realizzate nel corso dell' evento e contenenti la propria immagine,per uso di pubblicazione o affissione su tutti i media istituzionali, senza limiti di luogo o di tempo. Ne vietano però l'uso in contesti che ne pregiudichino la dignità personale ed il decoro.

 

  1. Richiamo

Restano salve eventuali diverse disposizioni, norme, regole o previsioni che dovessero essere previste nel  programma di ciascun evento, se approvate dal Consiglio Direttivo.

Per tutto quanto non previsto nel presente regolamento si fa riferimento allo statuto di Assocampi, alle delibere del Consiglio Direttivo e al codice civile

 

  1. Validità

Il presente regolamento sostituisce e annulla ogni precedente disposizione in materia.

 

 

 

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